시간 관리와 일정관리에 대해서는 누가 이야기 해도 모두 명답이다. 하지만... 문제는 실천인데... 어떻게 하면 더 쉽게 실철하고 활용할 수 있을까를 생각하면서 가장 적합한 iPhone App을 골라봤다.
일단 GTD의 개념부터 확립하고 가야 할거 같다.
GTD - Getting Things Done : David Allen이 고안한 개인 일정관리의 한 방법론
GTD 라고 하면 뭐.. 거창한거 같지만 우리가 쉽게 저할 수 있는 GTD iteml에는 프랭클린 플래너가 있다.
플래너를 쓰려고 한번쯤은 읽어봤을 "성공하는 사람들의 7가지 습관"에서 보면 아래와 같이 할일을 나눈다.
1. 중요하고 빨리해야함
2. 중요하지 않지만 빨리해야함
3. 중요하지만 빨리하지 않아도 됨
4. 중요하지도 않고 빨리하지도 않아도 됨
중요도와 급한순서를 구분하는 방식이다.
하지만 GTD는 중요도와 급한순서가 우선이 아닌 WorkFlow의 개념에서 일을 관리한다. 즉 일의 흐름에 따라서 일을 처리한다는 것이다. GTD 방식을 iPhone에서 사용하기 위해서 사용되는 어플이 나의 경우엔 Things 이다.
일단 할일을 나누는 방식에서 다소 차이가 있다.
무작위로 해야할 일들 무작위로 기록을 한다. 일상생활에서 발생하는 모든 것들을 1차적으로 기록을 한다. 그것이 중요한 것이든 그렇지 않은 것이든...
GTD Workflow의 단계
1. Collect - 무작위 할일을 기록한다.
Collect 단계는 일단 해야할일들을 어떤 순서나 중요도와 관계 없이 기록을 한다. 그 기록은 Inbox에 담아 놓는다.
Inbox에 담긴 내용은 후행과정을 통해서 분류, 관리 될 것이다.
2. Process - 2분룰~
Inbox에서 취합된 내용들 중 2분 이내에 해결 가능한 일들을 파악한다. 2분내에 처리 가능한 일이면 즉시 처리하여 완료해 버린다.
다른 사람의 도움이 필요하거나 연락이 필요한것은 바로 통보 수행한다.
나중에 처리할 일이나, 기간적으로 처리해야할 일인지를 확인하는 단계를 거친다.
3. Organize
Process단계에서 2분내에 처리되지 못한 항목들을 관리하는 단계이다.
- NextActions : 즉시 처리해야 할 목록. 전화, 회의, 메일 등 어떠한 Action이 필요한 항목이 해당된다.
- Project : 해야할 일들을 묶어서 처리 가능한경우, 또는 성격이 비슷한 건들을 묶어서 과리하기 위함이다.
- Waiting for : 다른사람이나 어떤 일 후에 처리해야 하는 대기상태의 일들이다.
- Someday / Maybe : 지금 당장은 아니지만 언젠가 해야할 일들이 해당된다.
4. Preview - Inbox에 있는 항목들을 한번씩 리뷰시간을 갖는 의미다.
Inbox의 목록을 우선순위, 중요도 등을 고려하여 Topdown 방식으로 정렬을 한다.
5. Do - 실행~
iPhone과 OSX의 Things에서는 어떤식으로 GTD Workflow를 아래와 같이 구분 구현한다.
- InBox : 모든 새로운 일을 모아둔다.
Collect, Process 단계에 해당하는 항목이다. 2분 내에 처리할 수 있는 것은 바로 처리한다.
- Today : 항상 오늘이라는 시점으로 처리해야할 일(매일매일 반복되는 속성을 가짐)
마감일자가 오늘인 건과 마감일자는 없지만 오늘 처리할 건이 해당된다.
Today에서 해결하지 못한건은 날짜가 지나도 남아 있게 된다.
- Next : 지금 당장 해야할 일
프로젝트 그룹에서 해야할 일도 함께 보여주기 때문에 활용도가 좋다.
- Scheduled : 지금 당장은 아니지만, 정해진 날짜에 나타날 중요한 일
구체적으로 일정이 필요한 경우에 해당한다. 시작일자는 필수이지만 종료일자는 옵션이다.
- Someday : 언젠가 해야할 일
- Project : 그룹 단위로 처리해야할 일
- LogBook : 처리 완료된 일
